Как провести внутренний аудит по стандарту ISO 9001?
Внутренний аудит — это один из лучших инструментов, который помогает получить свежий взгляд на бизнес-процессы компании и удостовериться, что система менеджмента качества соответствует утвержденным требованиям.
Некоторые предприятия ошибочно относятся к нему несерьезно, рассматривают как ненужное дублирование внешней сертификации. На самом же деле задача такой проверки — рассмотреть каждый процесс и сравнить его состояние с запланированными мероприятиями.
Зачем нужен внутренний аудит?
На практике — это серия проверок, внимание которых, в первую очередь, сосредоточено на важных аспектах деятельности компании и самых слабых местах. Для каждой проверки определяются ее масштабы и критерии. По итогам проверки принимаются меры для устранения несоответствий. Аудитор выявляет проблемы, чтобы собственник процесса смог найти причину и устранить ее действие. А это очень важно не только для успешного прохождения сертификационной проверки, но и для улучшения производства.
Итак, основные задачи внутреннего аудита:
- Проверка эффективности действующей СМК и возможностей ее улучшения.
- Выявление несоответствий действующим стандартам и установление причин отклонений.
- Контроль мероприятий по корректировке процессов согласно результатам аудита.
5 шагов к эффективной проверке
Для того, чтобы организовать качественную проверку, достаточно выполнить пять простых шагов (по версии сертифицированного аудитора М. Хаммара).
1. Спланируйте общую программу аудита.
У вас должен быть план проверок, о котором знают все участники. Наличие доступного графика говорит:
- об открытости информации;
- желании руководства оказать помощь владельцам процессов, а не просто проверить их;
- о том, что цель аудиторов помочь наладить процесс, а не найти ошибки и наказать виновных.
Зная сроки, сотрудники смогут спланировать время завершения корректирующих мероприятий по итогам предыдущих проверок. А внезапные визиты вызовут недоверие со стороны сотрудников и значительно снизят эффективность всех действий.
2. Запланируйте аудит по каждому процессу.
Важно согласовать конкретные сроки аудита с владельцами процессов, чтобы выбрать время, когда будет максимальное количество необходимой информации по данному направлению. А также качественно подготовиться к проверке: ознакомиться с результатами предыдущих оценок, добавить дополнительные наблюдения по предыдущим корректировкам.
3. Проводите проверки согласно графику.
Начинайте со встречи аудитора с владельцем процесса, чтобы понять, можно ли проводить проверку. Далее следует сбор информации: анализ записей и ключевых данных, общение с сотрудниками, наблюдение за процессом. Все это необходимо для того, чтобы:
- подтвердить, что бизнес-процесс эффективный и работает так, как предусмотрено СМК;
- если нет: выявить проблемы в работе или участки, которые могут функционировать лучше.
4. Подготовьте отчет.
После завершения проверки готовится отчет и проводится итоговая встреча собственников процесса с аудиторами. Специалисты, проводившие проверку, передают информацию о слабых местах и выявленном потенциале для улучшения процесса. Эти сведения должны быть задокументированы для последующего использования.
5. Выполняйте рекомендации по результатам проверки.
Если обнаружены проблемы, должны последовать корректирующие действия. Поэтому по результатам аудита составляется план улучшений. Важно убедится, что проблемы и их причины устранены. А вероятность возникновения отсутствует или сведена к минимуму.
Чтобы получить максимум пользы от внутреннего аудита, на каждом этапе необходимо сконцентрироваться на улучшении. Это важно, поскольку основная задача СМК по стандарту ISO 9001:2015 — это постоянное совершенствование бизнес-процессов. Для этого, побуждайте сотрудников делиться опытом и лучшими практиками внутри предприятия.
